Plages bloquées et fermetures

Trois façons de réserver du temps

Tout ce qui figure dans l’agenda n’est pas une réservation. Un bloc de temps réserve une partie de la journée d’une personne — une pause, du travail administratif, du temps de concentration. Un événement personnel est une entrée d’agenda plus complète, avec un lieu, des accompagnants et des rappels. Une fermeture ferme tout un établissement, ou tous les établissements, pour un jour férié ou une période exceptionnelle. Dans les trois cas, les clients ne peuvent pas réserver ce créneau.

Blocs de temps

Pour bloquer du temps pour vous ou pour un collègue :

1. Choisissez Créer dans l’agenda, puis sélectionnez Plage bloquée.
2. Choisissez le type : Temps de concentration, Pause, Travail administratif, Temps personnel ou Indisponibilité.
3. Choisissez une couleur de bloc pour que le type soit reconnaissable d’un coup d’œil.
4. Définissez la date, l’heure de début et de fin, et le membre de l’équipe concerné.
5. Ajoutez une récurrence si le bloc se répète, puis enregistrez.

Le temps bloqué est indisponible pour la réservation en ligne comme pour la caisse. Une plage bloquée peut durer aussi longtemps que nécessaire — utilisez Indisponibilité sur plusieurs jours pour des congés — et celle qui se termine un jour ultérieur affiche sa date de fin. Si une plage bloquée couvre des rendez-vous déjà réservés, EasyBook vous indique combien elle en chevauche ; les rendez-vous restent réservés, et Enregistrer quand même conserve la plage. Une plage bloquée ou un événement personnel déjà en cours peut être terminé plus tôt avec Terminer maintenant ; pour un élément récurrent, choisissez Terminer cette occurrence ou Terminer et arrêter la série. Modifier une plage bloquée, la faire glisser à un autre horaire ou la supprimer libère de nouveau le temps.

Événements personnels

Choisissez Créer, puis Événement personnel, pour ajouter un événement à votre propre agenda. Son formulaire propose :

• Un titre, une option Journée entière, et Afficher comme occupé pour masquer le créneau à l’équipe.
• Une couleur d’événement parmi onze, et une visibilité Par défaut, Public ou Privé.
• Le lieu — utilisez l’adresse de l’établissement, saisissez une autre adresse, joignez un appel Google Meet ou collez votre propre lien.
• Des participants par e-mail, jusqu’à cinquante ; marquez une personne comme « pour information » si elle ne doit pas être prévenue.
• Jusqu’à trois rappels — 15 minutes, 30 minutes, 1 heure, 2 heures ou 1 jour avant — et des notes.

Les événements s’ouvrent sur leur propre page de détails. Les accompagnants invités reçoivent un e-mail avec un fichier d’agenda en pièce jointe ; les mises à jour et les annulations en envoient un nouveau, et les accompagnants peuvent répondre Oui, Peut-être ou Non depuis l’e-mail, même sans compte EasyBook. La page de synchronisation Google Calendar détaille les invitations et les réponses.

Fermetures

Les fermetures permettent de planifier les jours fériés et les périodes de fermeture exceptionnelle ; les réservations sont bloquées tant qu’une fermeture est en vigueur. Ouvrez Fermetures dans le volet latéral de l’agenda, ou les Horaires et fermetures d’un établissement, puis choisissez Ajouter une fermeture :

1. S’applique à — tous les établissements ou un seul.
2. Un titre, affiché dans l’agenda sous la forme Fermé suivi de ce nom.
3. Journée entière, ou des heures De et À.
4. Les dates de Début et de Fin, et Répéter chaque année pour les jours fériés fixes.

Les périodes de fermeture apparaissent grisées dans l’agenda. Supprimer une fermeture rouvre les réservations sur cette période.

Récurrence

Les plages bloquées, les événements personnels et les réservations partagent les mêmes paramètres de récurrence : un modèle Jour, Semaine, Mois ou Année, Répéter tous les tant de périodes, les jours de la semaine ou le jour du mois, et une fin — Jamais, Après un certain nombre d’occurrences ou Jusqu’à une date — avec un aperçu des dates avant l’enregistrement. Modifier une plage bloquée ou un événement personnel récurrent demande à quelles occurrences s’applique le changement : Cette occurrence, Celle-ci et les suivantes ou Toutes les occurrences. L’annulation propose Cette occurrence, Celle-ci et les suivantes ou Toute la série. Les occurrences antérieures restent inchangées. Une réservation récurrente se modifie avec Modifier uniquement cette occurrence ou Modifier toute la série.

Qui peut faire quoi

Toute personne autorisée à créer des rendez-vous peut bloquer du temps et ajouter des événements personnels à son propre agenda, et peut placer une plage bloquée sur l’agenda d’un collègue lorsqu’elle est autorisée à réserver pour ce collègue. Les événements personnels restent toujours sur l’agenda de leur organisateur. Les fermetures relèvent des Horaires et fermetures de l’établissement ; ce sont donc les propriétaires et les administrateurs qui les gèrent.