Création de rendez-vous

Création d’un rendez-vous

Choisissez Créer dans le menu principal, ou cliquez sur un créneau libre de l’agenda : le formulaire Créer un rendez-vous s’ouvre avec cette date et cette heure déjà renseignées, et, dans la vue Équipe, avec ce membre de l’équipe déjà affecté.

Remplissage du formulaire

• Client : recherchez les clients existants par nom, e-mail ou téléphone. Si aucun ne correspond, saisissez un e-mail pour ajouter un nouveau client avec cette adresse, ou saisissez un nom et créez-le comme nouvel accompagnant.
• Prestations : choisissez dans les groupes Prestations et Cours ou recherchez par nom. Plusieurs prestations peuvent figurer sur un même rendez-vous ; la durée et l’heure de fin en découlent.
• Employé : choisissez qui réalise la prestation. Une personne non affectée à l’établissement, ou ne pouvant pas réaliser la prestation sélectionnée, est signalée comme telle.
• Date et heure : définissez la date et l’heure de début. L’heure de fin découle de la durée, ou définissez une heure de fin personnalisée.
• Accompagnants : pour un duo ou un groupe, ajoutez un accompagnant pour chaque place supplémentaire. La prestation détermine son nombre de places : vous pouvez donc ajouter des accompagnants jusqu’à cette limite et pas au-delà, et chaque place reçoit son propre professionnel — ou laissez Tout professionnel disponible. La page Réservations de groupe explique les places.
• Notes et rappel : ajoutez des notes et choisissez un rappel — 15 minutes, 30 minutes, 1 heure, 2 heures ou 1 jour avant — ou aucun rappel.
• Récurrence : activez Faire de ce rendez-vous un rendez-vous récurrent pour créer une série — voir la page Rendez-vous récurrents.
• Espace : attribuez à la réservation une salle, un court ou une cabine — voir la page Espaces.

Enregistrement

Vérifiez les informations et choisissez Créer un rendez-vous. Le rendez-vous s’ajoute à l’agenda, devient visible pour le membre de l’équipe attribué, est confirmé immédiatement ou conservé comme demande selon vos conditions de réservation, et est envoyé vers Google Calendar si cette personne l’a connecté.

Accompagnants et clients sans rendez-vous

Une personne sans fiche client peut tout de même être inscrite. Saisissez son nom et créez-la comme nouvel accompagnant, ou ajoutez-la par e-mail, ce qui crée une fiche client avec cette adresse. Complétez la fiche depuis Clients lorsque vous avez besoin de son historique.

Avertissements avant l’enregistrement

EasyBook vérifie le créneau avant l’enregistrement et vous avertit sans vous bloquer :

• L’horaire sélectionné est en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement.
• Cet établissement est généralement fermé ce jour-là.
• Ce créneau est en conflit avec un rendez-vous existant.
• Planification dans le passé — possible uniquement si les rendez-vous passés sont autorisés dans les paramètres de l’agenda.
• Le membre de l’équipe apparaît occupé à ce moment-là dans un agenda Google Calendar connecté.