Gestion des rendez-vous

Ouverture d’un rendez-vous

Cliquez sur un rendez-vous dans l’agenda pour l’ouvrir. Vous y voyez le client, les prestations avec leur prix et leur durée, le membre de l’équipe assigné, la date et l’heure, le statut, les notes et, le cas échéant, l’espace occupé ainsi que son état de synchronisation avec Google Calendar. L’aspect financier y figure aussi : le prix affiché, toute remise avec le motif pour lequel elle a été accordée, ce qui a été payé, ce qui reste dû, et une mention lorsque le solde est réputé réglé en espèces. Encaisser ouvre la caisse, et les propriétaires et les administrateurs peuvent ajouter ou modifier la remise.

Modification

Choisissez Modifier le rendez-vous pour changer les prestations, le collaborateur, la date et l’heure, les notes ou le rappel. Le prix découle des prestations et ne se modifie pas sur le rendez-vous. Les rendez-vous passés ne peuvent pas être modifiés.

Déplacement

Modifiez la date et l’heure dans le formulaire, ou faites glisser le rendez-vous vers un nouveau créneau dans l’agenda — une commande Annuler apparaît un instant après le déplacement. EasyBook vous avertit lorsque le nouvel horaire se situe en dehors des horaires d’ouverture, entre en conflit avec un autre rendez-vous ou tombe un jour où l’établissement est normalement fermé.

Statuts

• Demandé : en attente de confirmation par l’entreprise
• Confirmé : confirmé et planifié
• Refusé : la demande a été refusée par l’entreprise
• Annulé : annulé par le client ou par l’entreprise
• Terminé : la prestation a été réalisée
• Absence : le client ne s’est pas présenté

Changement de statut

Les actions possibles sur un rendez-vous dépendent de son stade :

• Confirmer ou Refuser une demande — ou la laisser se confirmer d’elle-même lorsque vos conditions de réservation le permettent, ce qui s’affiche sous la forme Confirmation automatique dans, avec un compte à rebours.
• Annuler — le rendez-vous reste enregistré comme annulé, avec l’auteur de l’annulation. Un rendez-vous annulé seul ne peut pas être rétabli ; en revanche, enregistrer des modifications sur toute une série récurrente rétablit les occurrences que vous y aviez annulées.
• Marquer comme terminé une fois la prestation réalisée.
• Marquer comme absence lorsque le client ne s’est pas présenté ; les absences sont comptabilisées sur sa fiche et dans son score de fiabilité.

Ce que reçoit le Client

Les clients disposant d’une adresse e-mail reçoivent un e-mail lorsqu’une réservation est confirmée, modifiée, refusée ou annulée, ainsi qu’un rappel avant l’échéance, selon le rappel défini sur le rendez-vous. Ces messages sont envoyés automatiquement ; il n’y a aucun modèle à modifier. La page Notifications par e-mail recense tous les messages.