Gestion des demandes

Où se trouvent les demandes

Vos clients peuvent demander des choses qui nécessitent votre accord : un Pass, un abonnement, une place dans un cours ou une réservation soumise à confirmation. Il n’existe pas de page unique des demandes : chaque type se traite là où il se trouve, et le hub Finances les compte dans sa file Aujourd’hui sous les intitulés demandes en attente, demandes d’adhésion, abonnements en retard de paiement et clients en impayé.

• Demandes de Pass — Finances, puis Pass, dans l’onglet Demandes.
• Demandes d’abonnement — Finances, puis Abonnements, onglet Demandes.
• Réservations de cours — sur la liste des participants de la séance, sous En attente de votre réponse. Il n’existe pas de liste globale ; chaque liste de participants est le seul endroit où y répondre.
• Approbations de réservation — sur le rendez-vous lui-même, avec Confirmer et Refuser, et une mention du moment où il se confirmera de lui-même si vos conditions le permettent.

Les propriétaires, les administrateurs et les réceptionnistes répondent aux demandes. Les professionnels ne peuvent pas agir dessus.

Réponse à une demande de Pass

Accepter réserve le Pass au client ; il reste impayé jusqu’à ce que la caisse encaisse, et il vous est demandé si vous souhaitez encaisser maintenant. Refuser exige un motif, que le client voit. Encaisser ouvre la caisse sur la demande réservée. Les demandes s’affichent comme En attente, Acceptée (avec une date limite de paiement), Payée, Refusée ou Expirée.

Répondre à une demande d’abonnement

Accepter démarre la formule et génère son premier cycle ; le montant est encaissé à la caisse, tout de suite ou à la première visite du client. Refuser ne facture rien, ne passe rien en perte et en informe le client — aucun motif n’est requis. Chaque demande indique quand elle a été faite, quand elle expire et quand l’abonnement commencerait.

Répondre à une réservation de cours

Sur la liste des participants, Approuver confirme la place. Refuser restitue toutes les places réservées par le client et annule tout ce qui lui a été facturé ; il est informé dans les deux cas, et vous pouvez ajouter un motif. Les places sont retenues pendant que vous répondez, et la liste des participants indique combien.

Le raccourci QR code

Un client ayant une demande de Pass ou d’abonnement en attente voit Présenter à l’accueil dans son application. Scannez le code avec un téléphone connecté à l’application partenaire — l’appareil photo suffit, il n’y a pas de scanner intégré — et la demande s’ouvre, mise en évidence. Choisissez Accepter, puis répondez à la question Encaisser le paiement maintenant ?. L’écran du client se met à jour immédiatement pour indiquer que la caisse a encaissé son paiement ou accepté sa demande.

Notifications

Toute personne habilitée à répondre aux demandes, ainsi que l’intervenant de la séance, est notifiée lorsqu’une décision est attendue — par e-mail, dans l’application et par notification push sous Demandes d’approbation. Les places confirmées et les demandes retirées n’apparaissent que sous forme de badge dans l’application, afin qu’un studio chargé ne reçoive pas d’e-mails toute la journée.

Conseils

• Accepter ne déplace jamais d’argent. L’encaissement est toujours une étape distincte : acceptez sans hésiter et encaissez lorsque le client est devant vous.
• Les demandes expirent : consultez la file Aujourd’hui à l’ouverture pour qu’aucune ne reste sans réponse.