Pass de cours

Ce qu’est un Pass

Les Pass sont des lots prépayés que vos clients achètent une fois et consomment dans le temps. Un Pass est soit un pack — un nombre défini de visites dont chaque réservation déduit un crédit — soit illimité pendant une durée donnée, sans compteur et valable jusqu’à la fin de cette durée. Un abonnement prélevé à chaque cycle n’est pas un Pass : c’est une formule dans Abonnements.

Création d’un Pass

Ouvrez Paramètres, choisissez Pass, puis Créer un Pass. Les propriétaires et les administrateurs créent les Pass ; la caisse les vend. Il en existe trois types :

• Pass de cours — un nombre défini de cours, à utiliser avant une date limite, par exemple 10 cours de yoga sur 3 mois. Appliqué automatiquement lorsqu’un élève réserve.
• Pass prestation — un nombre défini de séances individuelles. La réservation ne décompte pas de visite : l’équipe applique le Pass depuis le rendez-vous à l’arrivée du client.
• Pass illimité — accès illimité pendant une période fixe, acheté une seule fois. Il doit obligatoirement avoir une période de validité.

Choisissez ce qu’il couvre : tous les cours, toutes les prestations, ou seulement certains d’entre eux. Un Pass qui couvre tous les cours couvre aussi les cours que vous ajouterez plus tard. Un Pass seul ne peut pas couvrir tout ce que vous proposez : seul un abonnement le permet. Définissez les visites incluses, la durée de validité en jours (laissez vide pour aucune expiration), un nom, une description et un prix. Publiez-le depuis la fiche du Pass avec l’option En vente en ligne : hors vitrine, la caisse peut toujours le vendre au comptoir ; en vitrine, les clients l’achètent eux-mêmes.

Vente d’un Pass à la caisse

1. Ouvrez la fiche du client depuis Clients, allez dans Pass et choisissez Vendre un Pass.
2. Choisissez un Pass de votre grille tarifaire, ou un Pass ponctuel, absent de la grille et couvrant tout ce que vous proposez.
3. Appliquez une remise si elle a été convenue — aucune, un pourcentage ou un montant. Un motif est obligatoire dès qu’un Pass est vendu en dessous de son prix.
4. Choisissez le mode de paiement : Espèces, Carte de crédit, Carte de débit, Virement bancaire ou À encaisser.
5. Choisissez Encaisser le paiement. Valider deux fois est sans risque : un doublon est reconnu et aucun second paiement n’est prélevé.

Les clients qui détenaient déjà un Pass avant votre passage à EasyBook peuvent être enregistrés avec Enregistrer un Pass existant : indiquez sa date de début, les visites déjà utilisées et sa date d’expiration. Aucun paiement n’est enregistré.

Demandes des clients

Lorsqu’un client demande un Pass depuis l’application client, la demande apparaît dans Finances, sous Pass, dans l’onglet Demandes. Accepter réserve le Pass au client et celui-ci reste impayé jusqu’à ce que la caisse encaisse ; il vous est alors demandé si vous souhaitez encaisser tout de suite. Refuser exige un motif, que le client voit. Les demandes passent par les états En attente, Acceptée, Payée, Refusée et Expirée.

Utilisation et suivi des Pass

Sur une ligne de la liste des participants d’un cours, Utiliser un Pass déduit un crédit pour cette place. À la caisse, choisissez Pass comme mode de paiement, puis le Pass concerné ; le message Aucun Pass utilisable s’affiche si aucun ne convient. Encaisser ce cours, depuis une liste de participants, vend un Pass d’un cours au montant encaissé et le consomme aussitôt sur cette place.

Les Pass de chaque client indiquent les visites restantes, l’expiration et la fréquence d’utilisation. Le registre, dans Finances sous Pass, onglet Émis, liste tous les détenteurs avec les filtres Statut, Pass, Établissement et Bientôt épuisé ; les Pass datés apparaissent d’abord, puis les packs dont il reste peu de visites.

Annuler et retirer de la vente

• Annuler le Pass restitue la valeur non utilisée et empêche toute nouvelle utilisation du Pass.
• La rétractation légale, dans les 14 jours suivant une vente en ligne, restitue tout ce que le Pass n’a pas fourni, quelle que soit votre politique de remboursement. Réservé aux propriétaires et aux administrateurs.
• Supprimer un Pass déjà vendu l’archive à la place : il est retiré de la vente et chaque Pass déjà vendu reste valable jusqu’à sa propre expiration.