Synchronisation Google Calendar

Ce que fait l’intégration

La connexion à Google Calendar fonctionne dans les deux sens. Vos rendez-vous EasyBook sont envoyés vers Google, et les agendas Google que vous choisissez sont lus en retour pour bloquer vos disponibilités ou simplement s’afficher dans votre agenda EasyBook. Les rendez-vous en ligne reçoivent un lien Google Meet, et vous pouvez vous abonner à votre agenda depuis une autre application.

Connexion

1. Ouvrez l’agenda, choisissez Paramètres puis Synchronisation de l’agenda.
2. Choisissez Connecter Google Calendar et connectez-vous avec votre compte Google.
3. Accordez les autorisations d’agenda. La page affiche ensuite Connecté en tant que, suivi de votre adresse Google.
4. Sous « Agendas que nous lisons », définissez le rôle de chacun de vos agendas Google Calendar — voir ci-dessous.

Chaque membre de l’équipe connecte son propre compte Google ; rien n’est partagé entre les comptes, hormis le temps occupé décrit ci-dessous.

Rendez-vous envoyés vers Google

Chaque rendez-vous qui vous est attribué est écrit dans votre Google Calendar et mis à jour à chaque modification. Le rendez-vous affiche son statut de synchronisation :

• Synchronisé avec Google Calendar, avec un lien Voir dans Google.
• Synchronisation en cours ou Partiellement synchronisé, tant qu’une modification est encore en cours d’écriture.
• Échec de la synchronisation, avec une action Relancer la synchronisation.
• Non connecté, lorsque le membre de l’équipe attribué n’a pas connecté Google.

Liens Google Meet

Lorsqu’un rendez-vous en ligne est enregistré et que le membre de l’équipe attribué a connecté Google Calendar, un lien Google Meet est ajouté à l’enregistrement et transmis au client. En l’absence de connexion, le rendez-vous indique Pas de visioconférence avec le nom de la personne, et les séances de cours en ligne ne reçoivent pas non plus de lien de réunion — connectez Google, ou collez votre propre lien sur l’événement.

Agendas que nous lisons

Agendas que nous lisons répertorie tous les agendas de votre compte Google. Pour chacun, choisissez Bloque, afin que ses événements bloquent vos disponibilités, ou Affiche, pour qu’ils apparaissent dans votre agenda sans rien bloquer. Chaque agenda indique sa dernière synchronisation. Si la lecture échoue de façon répétée, EasyBook cesse de synchroniser ces agendas et vous demande de reconnecter Google Calendar pour reprendre.

Vos propres événements copiés s’ouvrent dans EasyBook. Cliquez sur l’un d’eux pour consulter son titre, ses horaires, son lieu, son lien de réunion, son organisateur et le nombre d’accompagnants attendus, et utilisez Ouvrir dans Google, Apple ou Outlook pour y accéder là où il a été créé — événements privés compris, puisqu’ils sont les vôtres. L’événement copié d’un collègue n’apparaît jamais que comme Occupé et ne peut pas être ouvert : l’horaire est partagé avec l’équipe, jamais les détails, afin que ses rendez-vous privés restent privés.

Invitations et réponses

Les accompagnants d’un événement personnel reçoivent un e-mail avec un fichier d’agenda joint, puis un fichier mis à jour lorsque l’événement change ou est annulé. Un accompagnant sans compte EasyBook répond depuis l’e-mail — Accepté, Refusé ou Peut-être — et la réponse vous est transmise par e-mail. Les confirmations de rendez-vous envoyées aux clients contiennent également un fichier d’agenda. Sous Notifications d’agenda, vous choisissez lesquels de ces e-mails arrivent dans votre propre boîte de réception : Invitations, Mises à jour, Annulations et Rappels. Ils ne concernent que votre boîte de réception ; les accompagnants que vous invitez continuent de recevoir les leurs.

S’abonner depuis d’autres applications

Pour voir cet agenda dans Apple Calendar, Google Calendar, Outlook ou toute application qui lit les abonnements d’agenda, générez un lien privé depuis les paramètres de l’agenda. Toute personne disposant du lien peut voir l’agenda, et le lien n’est affiché qu’une seule fois — copiez-le immédiatement. Révoquer le lien coupe l’accès à toutes les applications qui l’utilisent.

Déconnexion

Déconnectez l’intégration depuis le même écran Synchronisation de l’agenda. Les rendez-vous cessent d’être synchronisés avec votre Google Calendar ; rien de ce qui a déjà été écrit dans l’un ou l’autre agenda n’est supprimé.