Cours et événements

Cours, stages et événements

Votre catalogue contient quatre types d’offres. Une prestation se réserve en individuel dès qu’un client choisit un créneau. Un cours revient régulièrement et les clients réservent une séance à la fois. Un stage est une suite fixe de séances à laquelle les clients s’inscrivent une fois pour l’ensemble, il lui faut donc une date de fin. Un événement a lieu une seule fois, à une date donnée, et les clients y réservent une place. Les cours, stages et événements partagent le générateur de planning, la liste des participants et les outils de présence décrits ici.

Ajouter un cours au catalogue

Ouvrez les paramètres, choisissez Catalogue puis Ajouter une offre. Les propriétaires et les administrateurs gèrent le catalogue ; les autres rôles peuvent le consulter. Le formulaire de cours comporte les sections suivantes :

• Détails — le nom, une description de 500 caractères maximum et la durée en minutes (au moins 5).
• Tarif et capacité — le prix par place et le nombre maximal de participants.
• Format — En personne, En ligne ou Hybride — ainsi que la catégorie et les établissements où le cours a lieu.
• Intervenants du cours — qui anime le cours. Vous pouvez en choisir plusieurs, et chaque ligne de planning peut désigner le sien.
• Le type d’espace occupé par une séance, si les salles sont limitées — voir la page Espaces — et une image de couverture.

Laissez Publier désactivé tant que vous peaufinez le cours. Une fois activé, le cours est visible par les clients et ouvert aux inscriptions.

Créer le planning

La section Planning définit quand le cours a lieu. Ajoutez un horaire pour chaque configuration de jours ; chaque ligne a ses propres jours, un premier jour correspondant à partir duquel elle démarre, un horaire, un établissement, une fréquence — chaque semaine ou toutes les quelques semaines — et son ou ses intervenants. Utilisez Ajouter un autre horaire pour une deuxième configuration, Dupliquer cet horaire pour copier une ligne et Supprimer cet horaire pour annuler cette série récurrente ainsi que ses séances à venir. Les clients ne peuvent pas s’inscrire à un cours qui n’a pas encore d’horaires.

Les stages ont besoin d’une date de fin et, une fois des élèves inscrits, le planning du stage ne peut plus être remanié. Pour les cours en ligne, les séances ne reçoivent automatiquement un lien Google Meet que si un intervenant assigné a connecté Google Calendar ; le formulaire vous prévient lorsque personne ne l’a fait.

Intervenants et co-animateurs

Un cours peut avoir plusieurs intervenants, à la fois sur le cours lui-même et sur chaque ligne de planning. Sur la page de la série, Ajouter un intervenant et Supprimer modifient qui anime une série existante. Cette même page regroupe les commandes de la série : Mettre la série en pause empêche la création de nouvelles séances tandis que celles qui existent restent programmées, Reprendre la série les relance, et Supprimer la série retire le planning en annulant éventuellement toutes les séances à venir — les clients inscrits ne sont pas prévenus automatiquement, prévenez-les vous-même.

Programmer vos propres horaires de cours

Les intervenants n’ont pas besoin d’un responsable pour gérer les horaires des cours qu’ils enseignent. Ouvrez les Paramètres et choisissez Mes cours pour voir tous les cours que vous enseignez, puis Ajouter un horaire, en modifier un, ou le Mettre en pause et le Reprendre. Un horaire que vous ajoutez vous désigne comme intervenant et se déroule dans un établissement où vous travaillez. La modification du cours lui-même — son nom, son prix ou son nombre de places — reste réservée aux propriétaires et aux administrateurs.

La liste des participants

Ouvrez une séance depuis l’agenda pour voir sa liste de participants : le nombre d’inscrits par rapport à la capacité, le nombre de places restantes et le total encore dû sur la séance. Chaque place indique ce qu’elle doit ou comment elle a été réglée : payée, couverte par un Pass ou passée en perte. Depuis cet écran, vous pouvez :

• Inscrire un client — recherchez un client existant, ou ajoutez la personne comme nouveau client et inscrivez-la en une seule étape.
• Enregistrer l’arrivée, Absence et Réinitialiser — marquez chaque participant, ou utilisez Marquer tout le monde présent pour enregistrer l’arrivée de toute la salle.
• Supprimer — annule l’inscription de ce client à cette séance.
• Ajuster les places — définissez les places pour cette séance, ou revenez à la limite du cours.
• Terminer le cours — confirme qui est venu ; toute personne encore marquée en absence est enregistrée comme telle.

Chaque place affiche son état — Inscrit, En attente, Arrivée enregistrée, Présent, Absent ou Annulé. Les accompagnants sans fiche client ne permettent aucune action : reliez-les d’abord à un client. Lorsque vos conditions de réservation exigent votre approbation, les réservations apparaissent dans la liste des participants sous En attente de votre réponse, où vous les acceptez ou les refusez ; la page Demandes de la caisse explique où chaque type de demande est traité.

Inscrire des élèves

Outre la liste des participants, vous pouvez placer des élèves directement depuis l’agenda. Dans Créer un rendez-vous, choisissez le cours sous Cours ; s’il a déjà lieu ce jour-là, choisissez plutôt Placer ici pour occuper une place dans la séance existante — le formulaire indique le nombre de places restantes — ou Créer une nouvelle séance. Plusieurs participants peuvent être placés en une seule fois, et le formulaire liste ceux qu’il n’a pas pu placer.

Pour inscrire de nombreux élèves en une fois, utilisez Importer des rendez-vous : chargez un fichier Excel ou CSV de 10 Mo maximum, associez ses colonnes à vos prestations, votre équipe, vos établissements et vos statuts, vérifiez puis importez. Les Pass de cours s’appliquent automatiquement lorsqu’un élève réserve, et Utiliser le Pass sur une ligne de la liste consomme un crédit pour une place réservée sans Pass — voir la page Pass de cours.

Une fois la séance commencée

• L’enregistrement de l’arrivée s’ouvre le jour du cours ; Absence n’est disponible qu’une fois la séance commencée.
• Inscrire un client et Supprimer se ferment au début de la séance, et Ajuster les places disparaît.
• Terminer le cours enregistre la présence et clôt la séance. L’attribution d’une salle reste possible à tout moment.

Publication et ce que voient les clients

Les cours publiés apparaissent sur la page de votre entreprise et les clients réservent une séance à la fois. Si vos conditions de réservation exigent votre accord, leur place vous attend dans la liste des participants ; la page Politiques de réservation décrit ces conditions. Lorsque vous annulez une séance, tous les élèves inscrits en sont informés. Pour retirer un cours du catalogue sans perdre son historique, supprimez-le — il est archivé plutôt que supprimé, comme l’explique la page Archivage des offres.