Blocos de tempo e encerramentos

Três formas de reservar tempo

Nem tudo o que está no calendário é uma marcação. Um bloco de tempo reserva parte do dia de uma pessoa — uma pausa, trabalho administrativo, tempo de concentração. Um evento pessoal é uma entrada de calendário mais completa, com local, acompanhantes e lembretes. Um encerramento fecha um estabelecimento inteiro, ou todos, para um feriado ou um período excecional. Os três impedem os clientes de marcar nesse tempo.

Blocos de tempo

Para bloquear tempo para si ou para um colega:

1. Escolha Criar no calendário e selecione Bloco de tempo.
2. Escolha o tipo: Tempo de concentração, Pausa, Trabalho administrativo, Tempo pessoal ou Ausência.
3. Escolha uma cor para o bloco, de modo a reconhecer o tipo num relance.
4. Defina a data, a hora de início e de fim e o membro da equipa a que se aplica.
5. Adicione um padrão de repetição, se for recorrente, e guarde.

O tempo bloqueado fica indisponível para marcação online e para a caixa. Um bloco pode durar o tempo que precisar — use Ausência ao longo de vários dias para férias — e um bloco que termine num dia posterior mostra a data de fim. Se um bloco abranger marcações já efetuadas, a EasyBook indica quantas se sobrepõem; as marcações mantêm-se e Guardar mesmo assim mantém o bloco. Um bloco ou evento pessoal já em curso pode ser terminado antes do previsto com Terminar agora; num bloco recorrente, escolha Terminar esta ocorrência ou Terminar e parar a série. Editar um bloco, arrastá-lo para outra hora ou eliminá-lo liberta novamente o tempo.

Eventos pessoais

Escolha Criar e depois Evento pessoal para adicionar um evento ao seu próprio calendário. O respetivo formulário oferece:

• Título, um interruptor Todo o dia e Mostrar como ocupado, para ocultar o tempo da equipa.
• Uma cor de evento entre onze opções e uma visibilidade Predefinida, Pública ou Privada.
• Onde — use a morada do estabelecimento, escreva outra morada, anexe uma chamada do Google Meet ou cole a sua própria ligação.
• Participantes por e-mail, até cinquenta; marque alguém como apenas para registo se não dever ser notificado.
• Até três lembretes — 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas ou 1 dia antes — e notas.

Os eventos abrem na sua própria página de detalhes. Os acompanhantes convidados recebem um e-mail com um ficheiro de calendário em anexo; as atualizações e os cancelamentos enviam um novo e os acompanhantes podem responder Sim, Talvez ou Não a partir do e-mail, mesmo sem conta EasyBook. A página de sincronização com o Google Calendar trata dos convites e das respostas em pormenor.

Encerramentos

Os encerramentos planeiam feriados e períodos de encerramento excecionais; as marcações ficam bloqueadas enquanto um estiver em vigor. Abra Encerramentos na barra lateral do calendário, ou Horários e encerramentos de um estabelecimento, e escolha Adicionar encerramento:

1. Aplica-se a — todos os estabelecimentos ou apenas um.
2. Um título, mostrado no calendário como Encerrado com esse nome.
3. Todo o dia, ou horas De e Até.
4. As datas de Início e de Fim, e Repete anualmente para feriados fixos.

Os períodos de encerramento aparecem sombreados no calendário. Eliminar um encerramento volta a permitir marcações nesse período.

Recorrência

Os blocos de tempo, os eventos pessoais e as marcações partilham as mesmas definições de repetição: um padrão de dia, semana, mês ou ano, Repetir a cada tantos períodos, os dias da semana ou o dia do mês e um fim — Nunca, Após um número de ocorrências ou Até uma data — com uma pré-visualização das datas antes de guardar. Ao editar um bloco ou evento pessoal recorrente, é perguntado a que ocorrências se aplica a alteração: Esta ocorrência, Esta e as seguintes ou Todas as ocorrências. Ao cancelar, são oferecidas as opções Esta ocorrência, Esta e as seguintes ou Série completa. As ocorrências anteriores mantêm-se como estavam. Uma marcação recorrente edita-se com Editar apenas esta ocorrência ou Editar toda a série.

Quem pode fazer o quê

Quem pode criar marcações pode bloquear tempo e adicionar eventos pessoais ao seu próprio calendário, e pode colocar um bloco de tempo no calendário de um colega quando tem autorização para marcar em nome desse colega. Os eventos pessoais mantêm-se sempre no calendário do respetivo responsável. Os fechos pertencem a Horário e fechos do estabelecimento, pelo que são geridos pelos proprietários e administradores.