Blocchi di Tempo e Chiusure

Tre modi per riservare del tempo

Non tutto ciò che è sul calendario è una prenotazione. Un blocco di tempo riserva parte della giornata di una persona — una pausa, lavoro amministrativo, tempo di concentrazione. Un evento personale è una voce di calendario più completa, con un luogo, ospiti e promemoria. Una chiusura chiude un'intera sede, o tutte, per una festività o un periodo eccezionale. Tutti e tre impediscono ai clienti di prenotare quel tempo.

Blocchi di tempo

Per bloccare del tempo per Lei o per un collega:

1. Scegli Crea dal calendario e seleziona Blocco di tempo.
2. Scelga il tipo: Tempo di concentrazione, Pausa, Lavoro amministrativo, Tempo personale o Fuori ufficio.
3. Scelga un colore per il blocco così che il tipo sia riconoscibile a colpo d'occhio.
4. Imposti la data, l'ora di inizio e di fine e il membro del personale a cui si applica.
5. Aggiunga uno schema di ripetizione se ricorre, poi salvi.

Il tempo bloccato non è disponibile per la prenotazione online né per la cassa. Un blocco può durare quanto ti serve — usa Fuori Ufficio su più giorni per una vacanza — e un blocco che termina in un giorno successivo mostra la sua data di fine. Se un blocco copre appuntamenti già prenotati, EasyBook ti indica con quanti si sovrappone; gli appuntamenti restano prenotati e Salva comunque mantiene il blocco. Un blocco o un evento personale già in corso può essere terminato in anticipo con Termina ora; per uno ricorrente, scegli Termina questa occorrenza oppure Termina e interrompi la serie. Modificare un blocco, trascinarlo a un altro orario o eliminarlo libera di nuovo il tempo.

Eventi personali

Scegli Crea, poi Evento personale, per aggiungere un evento al tuo calendario. Il suo modulo offre:

• Titolo, un interruttore Tutto il giorno e Mostra come occupato per nascondere l'orario al team.
• Un colore per l'evento tra undici scelte, e una visibilità Predefinita, Pubblica o Privata.
• Dove — usi l'indirizzo della sede, digiti un altro indirizzo, alleghi una chiamata Google Meet o incolli il Suo link.
• Partecipanti per email, fino a cinquanta; contrassegni qualcuno come solo per registro se non deve essere avvisato.
• Fino a tre promemoria — 15 minuti, 30 minuti, 1 ora, 2 ore o 1 giorno prima — e note.

Gli eventi si aprono nella propria pagina di dettaglio. Gli ospiti invitati ricevono un'email con un file di calendario allegato; gli aggiornamenti e gli annullamenti ne inviano uno nuovo, e gli ospiti possono rispondere Sì, Forse o No dall'email anche senza un account EasyBook. La pagina Sincronizzazione Google Calendar tratta per intero inviti e risposte.

Chiusure

Le chiusure pianificano festività e periodi di chiusura eccezionali; le prenotazioni sono bloccate finché una chiusura è in vigore. Apra Chiusure nella barra laterale del calendario, oppure Orari e chiusure di una sede, e scelga Aggiungi chiusura:

1. Si applica a — tutte le sedi o una sola.
2. Un titolo, mostrato sul calendario come Chiuso con quel nome.
3. Tutto il giorno, oppure orari Da e A.
4. Le date Inizia e Termina, e Si ripete ogni anno per le festività fisse.

I periodi di chiusura sono ombreggiati sul calendario. Eliminare una chiusura consente di nuovo le prenotazioni in quel periodo.

Ricorrenza

Blocchi di tempo, eventi personali e prenotazioni condividono le stesse impostazioni di ricorrenza: uno schema Giorno, Settimana, Mese o Anno, Ripeti ogni tot periodi, i giorni della settimana o il giorno del mese e una fine — Mai, Dopo un certo numero di occorrenze oppure Fino a una data — con un’anteprima delle date prima di salvare. Modificando un blocco o un evento personale ricorrente ti viene chiesto a quali occorrenze si applica la modifica: Questa occorrenza, Questa e le successive oppure Tutte le occorrenze. Annullandone uno vengono proposte Questa occorrenza, Questa e le successive oppure Intera serie. Le occorrenze precedenti restano invariate. Una prenotazione ricorrente si modifica con Modifica solo questa occorrenza o Modifica intera serie.

Chi può fare cosa

Chiunque possa creare appuntamenti può bloccare del tempo e aggiungere eventi personali al proprio calendario, e può inserire un blocco di tempo nel calendario di un collega quando è autorizzato a prenotare per quel collega. Gli eventi personali restano sempre nel calendario del loro proprietario. Le chiusure appartengono alla sezione Orari e chiusure della sede, quindi le gestiscono Proprietari e Amministratori.