Clases y eventos

Clases, cursos y eventos

Tu catálogo incluye cuatro tipos de oferta. Un servicio se reserva de forma individual cuando un cliente elige un hueco. Una clase se repite y los clientes reservan una sesión cada vez. Un curso es una serie fija de sesiones en la que los clientes se inscriben una sola vez para el conjunto, por lo que necesita una fecha de fin. Un evento se celebra una sola vez, en una fecha concreta, y los clientes reservan una plaza. Las clases, los cursos y los eventos comparten el creador de horarios, la lista de participantes y las herramientas de asistencia que se describen aquí.

Añadir una clase al catálogo

Abre Configuración, elige Catálogo y luego Añadir oferta. Los propietarios y los administradores gestionan el catálogo; los demás roles pueden consultarlo. El formulario de clase tiene estas secciones:

• Detalles: el nombre, una descripción de hasta 500 caracteres y la duración en minutos (mínimo 5).
• Precio y aforo: el precio por plaza y el número máximo de participantes.
• Modalidad —Presencial, En línea o Híbrida— más la categoría y los centros donde se imparte la clase.
• Instructores de la clase: quién imparte la clase. Puedes elegir varios, y cada fila de horario puede indicar el suyo.
• El tipo de espacio que ocupa una sesión, si las salas son limitadas —consulta la página Espacios—, y una imagen de portada.

Deja Publicar desactivado mientras sigues definiendo la clase. Cuando lo actives, la clase será visible para los clientes y estará abierta a inscripciones.

Crear el horario

La sección Horario define cuándo se imparte la clase. Añade una hora para cada patrón de días; cada fila tiene sus propios días, un primer día coincidente en el que empieza, una hora, un centro, una frecuencia —cada semana o cada varias semanas— y su propio instructor o instructores. Usa Añadir otra hora para un segundo patrón, Duplicar esta hora para copiar una fila y Eliminar esta hora para cancelar esa serie recurrente junto con sus próximas sesiones. Los clientes no pueden inscribirse en una clase que aún no tiene horas.

Los cursos necesitan una fecha de fin y, una vez que hay alumnos inscritos, el horario del curso ya no se puede modificar. En las clases en línea, las sesiones solo reciben un enlace de Google Meet automáticamente cuando un instructor asignado ha conectado Google Calendar; el formulario te avisa cuando nadie lo ha hecho.

Instructores y coprofesores

Una clase puede tener más de un instructor, tanto en la propia clase como en cada fila del horario. En la página de la serie, Añadir instructor y Eliminar cambian quién imparte una serie existente. Esa misma página incluye los controles de la serie: Pausar serie impide que se creen sesiones nuevas mientras las existentes siguen programadas, Reanudar serie vuelve a crearlas y Eliminar serie borra el horario y, si quieres, cancela todas las sesiones futuras; los clientes inscritos no reciben aviso automático, así que avísales tú.

Programar tus propios horarios de clase

Los instructores no necesitan que un gestor se ocupe de los horarios de las clases que imparten. Abre Ajustes y elige Mis clases para ver todas las clases que impartes; después, Añadir un horario, editar uno o Pausarlo y Reanudarlo. Un horario que añadas te indica como instructor y se celebra en un centro donde trabajas. Cambiar la clase en sí —su nombre, su precio o su número de plazas— sigue siendo cosa de propietarios y administradores.

La lista de participantes

Abre una sesión desde el calendario para ver su lista de participantes: cuántos están inscritos respecto al aforo, cuántas plazas quedan y el total pendiente de cobro de la sesión. Cada plaza muestra lo que debe o cómo se liquidó: pagada, cubierta por un Pass o condonada. Desde aquí puedes:

• Inscribir cliente: busca un cliente existente o añade a la persona como cliente nuevo e inscríbela en un solo paso.
• Registrar llegada, No presentado y Restablecer: marca a cada participante, o usa Marcar todos presentes para registrar la llegada de toda la sala.
• Eliminar: cancela la inscripción de ese cliente en esta sesión.
• Ajustar plazas: define las plazas de esta sesión o vuelve al límite de la clase.
• Finalizar clase: confirma quién ha asistido; quien siga marcado como no presentado quedará registrado así.

Cada plaza muestra su estado: Registrada, Pendiente, Llegada registrada, Asistida, No presentado o Cancelada. No se puede actuar sobre los acompañantes sin ficha de cliente, así que vincúlalos antes a un cliente. Cuando tus condiciones de reserva exigen tu aprobación, las reservas aparecen en la lista de participantes bajo Pendientes de tu respuesta, donde puedes aprobarlas o rechazarlas; la página Solicitudes de caja explica dónde se responde cada tipo de solicitud.

Inscribir alumnos

Además de la lista de participantes, puedes dar plaza a los alumnos directamente desde el calendario. En Crear cita, elige la clase en Clases; si ya se imparte ese día, elige Dar plaza ahí para ocupar una plaza en la sesión existente —el formulario muestra cuántas plazas quedan— o Crear una sesión nueva. Se puede dar plaza a varios participantes a la vez, y el formulario indica a quién no ha podido dar plaza.

Para inscribir a muchos alumnos a la vez, usa Importar citas: sube un archivo de Excel o CSV de hasta 10 MB, asigna sus columnas a tus servicios, equipo, centros y estados, revisa e importa. Los Pass de clases se aplican automáticamente cuando un alumno reserva, y Usar Pass en una fila de la lista gasta un crédito para una plaza reservada sin él: consulta la página Pass de clases.

Cuando la sesión ya ha empezado

• Registrar llegada se habilita el día de la clase; No presentado solo está disponible una vez que la sesión ha empezado.
• Inscribir cliente y Eliminar se cierran cuando empieza la sesión, y Ajustar plazas desaparece.
• Finalizar clase registra la asistencia y completa la sesión. Asignar una sala sigue disponible en todo momento.

Publicación y lo que ven los clientes

Las clases publicadas aparecen en la página de tu negocio y los clientes reservan una sesión cada vez. Si tus condiciones de reserva requieren tu visto bueno, su plaza queda a la espera en la lista de participantes; la página Políticas de reserva describe esas condiciones. Cuando cancelas una sesión, se avisa a todos los alumnos inscritos. Para retirar una clase del catálogo sin perder su historial, elimínala: se archiva en lugar de borrarse, como explica la página Archivar ofertas.