Χρονικά μπλοκ και κλεισίματα

Τρεις τρόποι δέσμευσης χρόνου

Δεν είναι όλα όσα βρίσκονται στο ημερολόγιο κρατήσεις. Ένα μπλοκ χρόνου δεσμεύει μέρος της ημέρας ενός ατόμου — ένα διάλειμμα, διοικητική εργασία, χρόνο συγκέντρωσης. Ένα προσωπικό συμβάν είναι μια πληρέστερη εγγραφή ημερολογίου, με τοποθεσία, προσκεκλημένους και υπενθυμίσεις. Ένα κλείσιμο κλείνει ολόκληρο κατάστημα, ή όλα, για αργία ή έκτακτη περίοδο. Και τα τρία εμποδίζουν τους πελάτες να κλείσουν ραντεβού σε εκείνον τον χρόνο.

Μπλοκ χρόνου

Για να δεσμεύσετε χρόνο για εσάς ή για έναν συνάδελφο:

1. Επιλέξτε «Δημιουργία» από το ημερολόγιο και έπειτα «Μπλοκ χρόνου».
2. Επιλέξτε τον τύπο: «Χρόνος συγκέντρωσης», «Διάλειμμα», «Διοικητική εργασία», «Προσωπικός χρόνος» ή «Εκτός γραφείου».
3. Επιλέξτε χρώμα για το μπλοκ, ώστε ο τύπος να αναγνωρίζεται με μια ματιά.
4. Ορίστε την ημερομηνία, την ώρα έναρξης και λήξης και το μέλος του προσωπικού στο οποίο αφορά.
5. Προσθέστε μοτίβο επανάληψης αν επαναλαμβάνεται και αποθηκεύστε.

Ο δεσμευμένος χρόνος δεν είναι διαθέσιμος για online κρατήσεις ούτε για το ταμείο. Ένα μπλοκ μπορεί να διαρκέσει όσο χρειάζεστε — χρησιμοποιήστε το «Εκτός γραφείου» για διακοπές αρκετών ημερών — και όποιο λήγει σε επόμενη ημέρα εμφανίζει την ημερομηνία λήξης του. Αν ένα μπλοκ καλύπτει ραντεβού που έχουν ήδη κλειστεί, το EasyBook σας ενημερώνει με πόσα επικαλύπτεται· τα ραντεβού παραμένουν κλεισμένα και η «Αποθήκευση παρ' όλα αυτά» διατηρεί το μπλοκ. Ένα μπλοκ ή προσωπικό συμβάν που βρίσκεται ήδη σε εξέλιξη μπορεί να τερματιστεί πρόωρα με «Τερματισμός τώρα»· για ένα επαναλαμβανόμενο, επιλέξτε «Τερματισμός αυτής της εμφάνισης» ή τερματισμό και διακοπή της σειράς. Η επεξεργασία ενός μπλοκ, η μετακίνησή του σε άλλη ώρα ή η διαγραφή του ελευθερώνει ξανά τον χρόνο.

Προσωπικά συμβάντα

Επιλέξτε «Δημιουργία» και έπειτα «Προσωπικό συμβάν», για να προσθέσετε ένα συμβάν στο δικό σας ημερολόγιο. Η φόρμα του προσφέρει:

• Τίτλο, διακόπτη «Ολοήμερο» και «Εμφάνιση ως μη διαθέσιμο», ώστε να κρύβεται η ώρα από την ομάδα.
• Χρώμα συμβάντος από έντεκα επιλογές και ορατότητα «Προεπιλογή», «Δημόσιο» ή «Ιδιωτικό».
• «Πού» — χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση του καταστήματος, πληκτρολογήστε άλλη διεύθυνση, επισυνάψτε μια κλήση Google Meet ή επικολλήστε τον δικό σας σύνδεσμο.
• Συμμετέχοντες μέσω email, έως πενήντα· σημειώστε κάποιον ως «μόνο για καταγραφή» αν δεν πρέπει να ειδοποιηθεί.
• Έως τρεις υπενθυμίσεις — 15 λεπτά, 30 λεπτά, 1 ώρα, 2 ώρες ή 1 ημέρα πριν — και σημειώσεις.

Τα συμβάντα ανοίγουν σε δική τους σελίδα λεπτομερειών. Οι προσκεκλημένοι λαμβάνουν email με συνημμένο αρχείο ημερολογίου· οι ενημερώσεις και οι ακυρώσεις στέλνουν νέο, ενώ οι προσκεκλημένοι μπορούν να απαντήσουν «Ναι», «Ίσως» ή «Όχι» μέσα από το email, ακόμη και χωρίς λογαριασμό EasyBook. Η σελίδα για τον συγχρονισμό με το Google Calendar καλύπτει αναλυτικά τις προσκλήσεις και τις απαντήσεις.

Κλεισίματα

Τα κλεισίματα προγραμματίζουν αργίες και έκτακτες περιόδους διακοπής· όσο ισχύει ένα κλείσιμο, οι κρατήσεις μπλοκάρονται. Ανοίξτε τα «Κλεισίματα» στην πλαϊνή στήλη του ημερολογίου ή το «Ωράριο και κλεισίματα» ενός καταστήματος και επιλέξτε «Προσθήκη κλεισίματος»:

1. «Ισχύει για» — κάθε κατάστημα ή ένα μόνο.
2. Έναν τίτλο, που εμφανίζεται στο ημερολόγιο ως «Κλειστά» με το όνομα αυτό.
3. «Ολοήμερο» ή ώρες «Από» και «Έως».
4. Τις ημερομηνίες «Έναρξη» και «Λήξη» και την «Ετήσια επανάληψη» για σταθερές αργίες.

Οι περίοδοι κλεισίματος εμφανίζονται σκιασμένες στο ημερολόγιο. Η διαγραφή ενός κλεισίματος επιτρέπει ξανά τις κρατήσεις σε εκείνη την περίοδο.

Επανάληψη

Τα μπλοκ χρόνου, τα προσωπικά συμβάντα και οι κρατήσεις μοιράζονται τις ίδιες ρυθμίσεις επανάληψης: ένα μοτίβο Ημέρας, Εβδομάδας, Μήνα ή Έτους, «Επανάληψη κάθε» τόσες περιόδους, τις ημέρες της εβδομάδας ή την ημέρα του μήνα και ένα τέλος — «Ποτέ», «Μετά από» έναν αριθμό εμφανίσεων ή «Έως» μια ημερομηνία — με προεπισκόπηση των ημερομηνιών πριν από την αποθήκευση. Η επεξεργασία ενός επαναλαμβανόμενου μπλοκ ή προσωπικού συμβάντος ρωτά σε ποιες εμφανίσεις εφαρμόζεται η αλλαγή: «Αυτή η εμφάνιση», «Αυτή και οι επόμενες» ή «Όλες οι εμφανίσεις». Η ακύρωση προσφέρει «Αυτή η εμφάνιση», «Αυτή και οι επόμενες» ή «Ολόκληρη η σειρά». Οι προηγούμενες εμφανίσεις παραμένουν ως ήταν. Μια επαναλαμβανόμενη κράτηση επεξεργάζεται με «Επεξεργασία μόνο αυτής της εμφάνισης» ή «Επεξεργασία ολόκληρης της σειράς».

Ποιος τι μπορεί να κάνει

Όποιος μπορεί να δημιουργεί ραντεβού μπορεί να δεσμεύει χρόνο και να προσθέτει προσωπικά συμβάντα στο δικό του ημερολόγιο, καθώς και να τοποθετεί ένα μπλοκ χρόνου στο ημερολόγιο ενός συναδέλφου όταν του επιτρέπεται να κάνει κρατήσεις για αυτόν. Τα προσωπικά συμβάντα παραμένουν πάντα στο ημερολόγιο του υπευθύνου τους. Τα κλεισίματα ανήκουν στο «Ωράριο και κλεισίματα» του καταστήματος, οπότε τα διαχειρίζονται οι Ιδιοκτήτες και οι Διαχειριστές.