Zeitblöcke & Schließzeiten

Drei Wege, Zeit freizuhalten

Nicht alles im Kalender ist eine Buchung. Ein Zeitblock reserviert einen Teil des Tages einer Person — eine Pause, Verwaltungsarbeit, Fokuszeit. Ein persönlicher Termin ist ein umfassenderer Kalendereintrag mit Ort, Gästen und Erinnerungen. Eine Schließzeit schließt einen ganzen Standort, oder alle, für einen Feiertag oder einen außergewöhnlichen Zeitraum. Alle drei verhindern, dass Kunden diese Zeit buchen.

Zeitblöcke

Um Zeit für sich selbst oder einen Kollegen zu blockieren:

1. Wählen Sie „Erstellen“ im Kalender und dann „Zeitblock“.
2. Wählen Sie den Typ: Fokuszeit, Pause, Verwaltungsarbeit, Persönliche Zeit oder Außer Haus.
3. Wählen Sie eine Blockfarbe, damit der Typ auf einen Blick erkennbar ist.
4. Legen Sie das Datum, die Start- und Endzeit und das Teammitglied fest, für das er gilt.
5. Fügen Sie ein Wiederholungsmuster hinzu, falls er sich wiederholt, und speichern Sie.

Blockierte Zeit steht weder für die Onlinebuchung noch am Tresen zur Verfügung. Ein Block kann so lange dauern, wie Sie es brauchen – für einen Urlaub nutzen Sie „Abwesend“ über mehrere Tage – und ein Block, der an einem späteren Tag endet, zeigt sein Enddatum an. Deckt ein Block bereits gebuchte Termine ab, teilt EasyBook Ihnen mit, wie viele davon überlappen; die Termine bleiben gebucht, und mit „Trotzdem speichern“ bleibt der Block erhalten. Ein Block oder ein persönliches Ereignis, das bereits läuft, kann mit „Jetzt beenden“ vorzeitig beendet werden; bei einem wiederkehrenden Eintrag wählen Sie „Diesen Termin beenden“ oder „Beenden und Serie stoppen“. Wenn Sie einen Block bearbeiten, auf eine andere Zeit ziehen oder löschen, wird die Zeit wieder frei.

Persönliche Termine

Wählen Sie „Erstellen“ und dann „Persönlicher Termin“, um Ihrem eigenen Kalender einen Termin hinzuzufügen. Das Formular bietet:

• Titel, einen Schalter Ganztägig und Als beschäftigt anzeigen, um die Zeit vor dem Team zu verbergen.
• Eine Farbe aus elf Optionen und eine Sichtbarkeit von Standard, Öffentlich oder Privat.
• Wo — die Standortadresse verwenden, eine andere Adresse eingeben, einen Google Meet-Anruf anhängen oder einen eigenen Link einfügen.
• Teilnehmer per E-Mail, bis zu fünfzig; markieren Sie jemanden als nur zur Kenntnis, wenn er nicht benachrichtigt werden soll.
• Bis zu drei Erinnerungen — 15 Minuten, 30 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden oder 1 Tag vorher — und Notizen.

Persönliche Termine öffnen sich auf einer eigenen Detailseite. Eingeladene Gäste erhalten eine E-Mail mit angehängter Kalenderdatei; Änderungen und Absagen senden eine neue, und Gäste können aus der E-Mail mit Ja, Vielleicht oder Nein antworten, auch ohne EasyBook-Konto. Die Seite Google Calendar Synchronisierung behandelt Einladungen und Antworten vollständig.

Schließzeiten

Schließzeiten planen Feiertage und außergewöhnliche Schließperioden; Buchungen sind blockiert, solange eine gilt. Öffnen Sie Schließzeiten in der Kalender-Seitenleiste oder Öffnungszeiten & Schließzeiten eines Standorts und wählen Sie Schließzeit hinzufügen:

1. Gilt für — jeden Standort oder einen einzelnen.
2. Einen Titel, der im Kalender als Geschlossen mit diesem Namen angezeigt wird.
3. Ganztägig oder Von- und Bis-Zeiten.
4. Die Daten Beginnt und Endet sowie Jährlich wiederholen für feste Feiertage.

Geschlossene Zeiträume werden im Kalender schattiert. Das Löschen einer Schließzeit erlaubt in diesem Zeitraum wieder Buchungen.

Wiederholung

Zeitblöcke, persönliche Termine und Buchungen nutzen dieselben Wiederholungseinstellungen: ein Muster aus Tag, Woche, Monat oder Jahr, „Wiederholen alle“ mit einer Anzahl von Zeiträumen, die Wochentage oder den Tag des Monats sowie ein Ende – „Nie“, „Nach einer Anzahl von Wiederholungen“ oder „Bis zu einem Datum“ – mit einer Vorschau der Termine, bevor Sie speichern. Beim Bearbeiten eines wiederkehrenden Blocks oder persönlichen Termins werden Sie gefragt, für welche Vorkommen die Änderung gilt: „Dieses Vorkommen“, „Dieses und folgende“ oder „Alle Vorkommen“. Beim Absagen stehen „Dieses Vorkommen“, „Dieses und folgende“ oder „Gesamte Serie“ zur Wahl. Frühere Vorkommen bleiben unverändert. Eine wiederkehrende Buchung bearbeiten Sie mit „Nur dieses Vorkommen bearbeiten“ oder „Gesamte Serie bearbeiten“.

Wer was darf

Wer Termine erstellen kann, kann Zeit blockieren und dem eigenen Kalender persönliche Termine hinzufügen sowie einen Zeitblock im Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen anlegen, sofern die Berechtigung besteht, für diese Person zu buchen. Persönliche Termine bleiben immer im Kalender ihres Besitzers. Schließzeiten gehören zu „Öffnungszeiten & Schließzeiten“ des Standorts und werden daher von Inhabern und Administratoren verwaltet.