Kurse & Events

Kurse, Kursreihen und Events

Ihr Katalog enthält vier Arten von Angeboten. Eine Dienstleistung wird eins zu eins gebucht, wann immer ein Kunde ein Zeitfenster wählt. Ein Kurs findet wiederholt statt, und Kunden buchen jeweils eine einzelne Einheit. Eine Kursreihe ist eine feste Abfolge von Einheiten, für die sich Kunden einmal als Ganzes anmelden, daher braucht sie ein Enddatum. Ein Event findet einmal, an einem Datum, statt, und Kunden buchen einen Platz. Kurse, Kursreihen und Events teilen sich den hier beschriebenen Zeitplan-Editor, die Teilnehmerliste und die Anwesenheitswerkzeuge.

Einen Kurs zum Katalog hinzufügen

Öffnen Sie die Einstellungen, wählen Sie Katalog und dann Angebot hinzufügen. Inhaber und Admins verwalten den Katalog; andere Rollen können ihn lesen. Das Kursformular hat diese Abschnitte:

• Details — der Name, eine Beschreibung mit bis zu 500 Zeichen und die Dauer in Minuten (mindestens 5).
• Preis & Kapazität — der Preis pro Platz und die maximale Teilnehmerzahl.
• Durchführung — Vor Ort, Online oder Hybrid — sowie die Kategorie und die Standorte, an denen der Kurs stattfindet.
• Kursleitung – wer den Kurs durchführt. Sie können mehrere Personen auswählen, und jede Zeitzeile kann eine eigene benennen.
• Die Raumart, die eine Einheit belegt, falls Räume begrenzt sind — siehe die Seite Räume — und ein Titelbild.

Lassen Sie Veröffentlichen ausgeschaltet, solange Sie den Kurs noch gestalten. Sobald es eingeschaltet ist, ist der Kurs für Kunden sichtbar und zur Anmeldung geöffnet.

Den Zeitplan aufbauen

Der Abschnitt Zeitplan legt fest, wann der Kurs stattfindet. Fügen Sie für jedes Tagesmuster eine Zeit hinzu; jede Zeile hat eigene Tage, einen ersten passenden Tag, an dem sie beginnt, eine Uhrzeit, einen Standort, einen Rhythmus — jede Woche oder alle paar Wochen — und einen oder mehrere eigene Kursleiter. Verwenden Sie Weitere Zeit hinzufügen für ein zweites Muster, Diese Zeit duplizieren, um eine Zeile zu kopieren, und Diese Zeit entfernen, um diese wiederkehrende Serie zusammen mit ihren kommenden Einheiten abzusagen. Kunden können sich nicht für einen Kurs anmelden, der noch keine Zeiten hat.

Kursreihen brauchen ein Enddatum, und sobald sich Teilnehmer angemeldet haben, lässt sich der Zeitplan der Kursreihe nicht mehr umgestalten. Bei Online-Kursen erhalten Einheiten nur dann automatisch einen Google Meet-Link, wenn ein zugewiesener Kursleiter Google Calendar verbunden hat; das Formular warnt Sie, wenn das bei niemandem der Fall ist.

Kursleiter und Co-Trainer

Ein Kurs kann mehr als einen Kursleiter haben, sowohl am Kurs selbst als auch in jeder Zeile des Zeitplans. Auf der Serienseite ändern Kursleiter hinzufügen und Entfernen, wer eine bestehende Serie unterrichtet. Dieselbe Seite enthält die Steuerung der Serie: Serie pausieren verhindert, dass neue Einheiten erstellt werden, während bestehende geplant bleiben, Serie fortsetzen startet sie wieder, und Serie löschen entfernt den Zeitplan und sagt optional alle künftigen Einheiten ab — angemeldete Kunden werden nicht automatisch benachrichtigt, informieren Sie sie also selbst.

Eigene Kurszeiten planen

Kursleitungen brauchen keine Verwaltung, die sich um die Zeiten der von ihnen unterrichteten Kurse kümmert. Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie „Meine Kurse“, um alle Kurse zu sehen, die Sie unterrichten; dort können Sie eine Zeit hinzufügen, eine bearbeiten oder sie pausieren und fortsetzen. Eine Zeit, die Sie hinzufügen, nennt Sie als Kursleitung und findet an einem Standort statt, an dem Sie arbeiten. Der Kurs selbst – Name, Preis oder Anzahl der Plätze – bleibt Inhabern und Administratoren vorbehalten.

Die Teilnehmerliste

Öffnen Sie eine Einheit aus dem Kalender, um ihre Teilnehmerliste zu sehen: wie viele von der Kapazität angemeldet sind, wie viele Plätze noch frei sind und wie viel für die Einheit insgesamt noch offen ist. Jeder Platz zeigt, was er schuldet oder wie er beglichen wurde — bezahlt, mit einem Pass gedeckt oder abgeschrieben. Von hier aus können Sie:

• Kunde anmelden — suchen Sie einen bestehenden Kunden oder legen Sie die Person als neuen Kunden an und melden Sie sie in einem Schritt an.
• Einchecken, Nicht erschienen und Zurücksetzen — markieren Sie jeden Teilnehmer, oder Alle als anwesend markieren, um den ganzen Raum einzuchecken.
• Entfernen — storniert die Anmeldung dieses Kunden für diese Einheit.
• Plätze anpassen — legen Sie die Plätze für diese Einheit fest oder kehren Sie zum Kurslimit zurück.
• Kurs abschließen — bestätigt, wer gekommen ist; wer noch als nicht erschienen markiert ist, wird so erfasst.

Jeder Platz zeigt seinen Zustand — Registriert, Ausstehend, Eingecheckt, Teilgenommen, Nicht erschienen oder Storniert. Gäste ohne Kundendatensatz können nicht bearbeitet werden, verknüpfen Sie sie also zuerst mit einem Kunden. Wenn Ihre Buchungsbedingungen Ihre Genehmigung verlangen, erscheinen Reservierungen in der Teilnehmerliste unter Wartet auf Ihre Antwort, wo Sie sie genehmigen oder ablehnen; die Seite Anfragen am Empfang erklärt, wo jede Art von Anfrage beantwortet wird.

Teilnehmer anmelden

Neben der Teilnehmerliste können Sie Teilnehmer direkt aus dem Kalender platzieren. Wählen Sie in Termin erstellen den Kurs unter Kurse; findet er an diesem Tag bereits statt, wählen Sie Stattdessen dort platzieren, um einen Platz in der bestehenden Einheit zu belegen — das Formular zeigt, wie viele Plätze noch frei sind — oder Stattdessen eine neue Einheit erstellen. Mehrere Teilnehmer können auf einmal platziert werden, und das Formular listet auf, wen es nicht platzieren konnte.

Um viele Teilnehmer auf einmal anzumelden, verwenden Sie Termine importieren: Laden Sie eine Excel- oder CSV-Datei mit bis zu 10 MB hoch, ordnen Sie ihre Spalten Ihren Dienstleistungen, Teammitgliedern, Standorten und Status zu, prüfen Sie und importieren Sie. Kurspässe werden automatisch angewendet, wenn ein Teilnehmer bucht, und Pass nutzen in einer Zeile der Teilnehmerliste zieht einen Besuch für einen Platz ab, der ohne Pass gebucht wurde — siehe die Seite Kurspässe.

Sobald eine Einheit begonnen hat

• Das Einchecken öffnet am Tag des Kurses; Nicht erschienen ist erst verfügbar, sobald die Einheit begonnen hat.
• Kunde anmelden und Entfernen schließen, wenn die Einheit beginnt, und Plätze anpassen verschwindet.
• Kurs abschließen erfasst die Anwesenheit und schließt die Einheit ab. Das Zuweisen eines Raums bleibt durchgehend möglich.

Veröffentlichen und was Kunden sehen

Veröffentlichte Kurse erscheinen auf Ihrer Unternehmensseite, und Kunden buchen jeweils eine einzelne Einheit. Brauchen Ihre Buchungsbedingungen Ihr Ja, wartet ihr Platz in der Teilnehmerliste auf Sie; die Seite Buchungsrichtlinien beschreibt diese Bedingungen. Wenn Sie eine Einheit absagen, wird jeder angemeldete Teilnehmer informiert. Um einen Kurs aus dem Katalog zu nehmen, ohne seine Historie zu verlieren, entfernen Sie ihn — er wird archiviert statt gelöscht, wie die Seite Angebote archivieren erklärt.