Räume

Was Räume sind

Ein Raum ist ein Zimmer, ein Platz oder eine Kabine, die eine Buchung belegen kann. Räume gehören zu einer Raumart — einer Gruppe von Räumen, die eine Dienstleistung anfordern kann und die standortübergreifend gilt, etwa Behandlungsraum oder Studio. Fordert eine Dienstleistung eine Raumart an, stellt EasyBook sicher, dass zwei Buchungen nie zur selben Zeit denselben Raum erhalten.

Wo Sie sie finden

Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie Räume. Diese organisationsweite Übersicht listet jeden Raum mit Art, Standort, Kapazität und Status auf und hat zwei Tabs: Räume und Raumarten. Jeder Standort hat außerdem einen eigenen Abschnitt Räume an diesem Standort. Mit dem Suchfeld und den Filtern Standort, Art und Status grenzen Sie die Liste ein. Inhaber und Admins verwalten Räume.

Räume hinzufügen

1. Wählen Sie Räume hinzufügen.
2. Wählen Sie eine vorhandene Raumart oder legen Sie eine neue mit Name und Beschreibung an.
3. Benennen Sie den Raum, zum Beispiel Studio 1. Zwei Räume können nicht denselben Namen tragen.
4. Legen Sie die Anzahl fest, um mehrere auf einmal anzulegen, sowie die Kapazität — wie viele Personen jeder Raum fasst.
5. Wählen Sie die Standorte, an denen es diese Räume gibt, und speichern Sie.

Schließen, Öffnen und Entfernen

Jeder Raum ist In Betrieb, Geschlossen oder Archiviert. Wird ein Raum geschlossen, nimmt er keine Buchungen an, solange er geschlossen ist; bereits darin liegende Buchungen bleiben unverändert. Wählen Sie Öffnen, um ihn wieder buchbar zu machen. Ein wiederhergestellter Raum kommt geschlossen zurück — öffnen Sie ihn, sobald er bereit ist.

Wird ein Raum entfernt, der nie gebucht wurde, ist er endgültig gelöscht. Andernfalls wird er archiviert: Er verschwindet vom Standort, seine Buchungen behalten ihre Historie, und war er der letzte seiner Art an diesem Standort, ist der Standort durch diese Raumart gar nicht mehr begrenzt.

Räume Dienstleistungen und Kursen zuweisen

Im Dienstleistungsformular benennt die Einstellung Belegt die Raumart, die eine Buchung dieser Dienstleistung einnimmt; wählen Sie Nichts Bestimmtes, um sie zu löschen. Erlaubt die Dienstleistung eine Gruppe von mehr als einer Person, entscheiden Sie mit Eine Gruppe belegt, ob die Gruppe sich einen Raum teilt oder jede Person einen eigenen belegt. Kurse haben dieselbe Einstellung. Bei jedem Termin können Sie im Abschnitt Raum die Räume festlegen oder ändern, die die Buchung belegt.

Was bei der Buchung passiert

Ist kein passender Raum frei, wird die Buchung mit einer klaren Meldung abgelehnt:

• Alle Räume, die diese Dienstleistung braucht, sind zu dieser Zeit belegt — wählen Sie eine andere Zeit.
• Kein Raum an diesem Standort ist groß genug für so viele Personen — eine andere Zeit hilft nicht; verkleinern Sie die Gruppe oder fügen Sie einen größeren Raum hinzu.
• Dieser Raum ist zu dieser Zeit bereits gebucht — wählen Sie im Termin einen anderen Raum.

Tipps und Stolperfallen

• Wird der letzte offene Raum einer Art an einem Standort geschlossen, nimmt diese Raumart dort keine Buchungen mehr an; wird der letzte archiviert, entfällt die Begrenzung ganz, sodass Buchungen, die einen solchen Raum anfordern, ohne Limit durchgehen.
• Eine Raumart lässt sich nur löschen, wenn kein Standort mehr einen Raum davon hat, und das Löschen entfernt die Einstellung aus jeder Dienstleistung, die sie angefordert hat.
• Räume werden Kunden noch nicht angezeigt — sie steuern die Verfügbarkeit nur im Hintergrund.