Registre des paiements

La caisse remplace l’historique des paiements

L’historique des paiements n’est plus un écran distinct. Ouvrez Finances et choisissez Paiements : ce que la caisse a encaissé et ce qu’elle a rendu. Elle comporte deux vues — Encaissé et Impayés — et c’est là que sont enregistrés les remboursements, les passages en perte et les rétablissements. Les propriétaires, les administrateurs et les réceptionnistes peuvent y accéder.

La vue des encaissements

Chaque ligne correspond à un mouvement d’argent, avec :

• Date et Client : le client, ou Client de passage s’il n’y en a pas.
• Moyen de paiement : Espèces, Carte de crédit, Carte de débit, Virement bancaire, Portefeuille, Bon ou En ligne.
• Type : Encaissé, Rendu, Retiré, Crédit Pass, Passé en perte ou Rétabli.
• Pour : ce qu’il a réglé — une Réservation, une Place ou une place de Cours, un Pass, des cotisations d’Abonnement, des frais d’Abonnement ou des Frais.

Un badge En attente signale un paiement encore en cours de règlement ; Présumé signifie qu’il a été enregistré à la clôture de la réservation, et non constaté en caisse. Les totaux Encaissé, Présumé, Rendu et Net figurent au-dessus de la liste, et vous pouvez filtrer par établissement, remboursements uniquement ou mouvements internes.

Agir sur une ligne

• Rembourser — le montant est rendu au client et ce qu’il réglait redevient dû. Un motif est obligatoire. Réservé aux propriétaires et aux administrateurs.
• Jamais payé — retire un paiement présumé pour que le client le doive à nouveau ; l’argent réellement enregistré en caisse est remboursé à la place.
• Rétablir — annule un passage en perte pour que la somme redevienne due.

La vue des impayés

Impayés regroupe dans un seul tableau tout ce qui reste dû : date d’échéance, client, objet de la somme, remise déjà appliquée le cas échéant et montant dû, avec un signalement des lignes en retard et des filtres pour les retards uniquement et pour les sommes sans client identifié. Les paiements partiels indiquent ce qui a déjà été réglé. Encaisser ouvre la caisse ; Passer en perte met fin à la dette, est enregistré et peut être annulé par la suite. Les propriétaires et les administrateurs peuvent aussi ajouter ou modifier une remise depuis la même ligne, en pourcentage ou en montant fixe, avec un motif.

Remises

Une remise s’accorde à un seul endroit et se comporte de la même façon partout : sur une réservation au moment de la prendre, sur une réservation existante, sur une seule ligne de ce qu’un client doit, ou sur une place de la liste d’un cours. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent en accorder une.

• Choisissez un pourcentage ou un montant fixe — jamais les deux — et indiquez le motif. Le motif est conservé avec la somme et affiché partout où figure la remise.
• Modifier la remise remplace celle déjà en place ; le client doit le nouveau montant à partir de ce moment.
• Une remise réduit ce qui est dû. Ce n’est ni un paiement ni un remboursement — la caisse enregistre toujours ce que le client remet.

Rapprochement en fin de journée

• Comparez ce qui a été encaissé en espèces avec le contenu du tiroir.
• Les paiements par carte en ligne apparaissent avec le mode En ligne ; la caisse elle-même n’enregistre aucun paiement par carte, les modes carte et virement bancaire n’apparaissent donc que sur les ventes de Pass.
• Les cycles d’abonnement se règlent par la même caisse — toutes les sommes d’un cycle figurent sur une seule note, de sorte qu’un seul paiement règle le cycle.

La page Business Hub décrit la caisse, la file Aujourd’hui et le bandeau Argent ; la page Suivi du chiffre d’affaires traite des rapports.