Guides de migration

Migrer vers EasyBook

Que vos réservations se trouvent dans un autre outil de réservation, dans un tableur ou dans un agenda papier, vous pouvez migrer vers EasyBook sans fermer une seule journée. Configurez d’abord votre entreprise, reprenez vos clients et vos rendez-vous, puis passez en ligne et partagez votre nouveau lien de réservation.

Ce qu’il faut préparer

Rassemblez ces éléments avant de commencer. La plupart des outils de réservation permettent de les exporter sous forme de tableur ; si vous venez du papier, un simple tableur saisi à la main fera tout aussi bien l’affaire.

• Votre liste de clients : les noms avec une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, et les notes que vous souhaitez conserver.
• Vos rendez-vous : client, prestation, membre de l’équipe, établissement, date et heure pour chacun. Les rendez-vous à venir sont les plus importants ; les rendez-vous passés complètent l’historique de chaque client.
• Vos prestations : le nom, la durée et le prix de tout ce que les clients réservent.
• Votre équipe : l’adresse e-mail de chaque personne qui utilisera EasyBook, et les horaires de travail de chacune.
• Vos horaires d’ouverture : pour chaque établissement, avec les pauses et les jours de fermeture que vous connaissez déjà.

Configurer les prestations, l’équipe et les horaires

Faites-le avant d’importer vos rendez-vous : chaque rendez-vous importé est rattaché à l’une de vos prestations, à un membre de l’équipe et à un établissement, qui doivent donc exister au préalable.

1. Ajoutez votre établissement et définissez ses horaires d’ouverture.
2. Créez vos prestations avec leur durée et leur prix.
3. Invitez votre équipe et vérifiez les horaires de travail de chaque membre.
4. Choisissez vos règles de réservation : confirmation immédiate ou non des réservations, et délai jusqu’auquel les clients peuvent annuler ou déplacer un rendez-vous.

Reprendre vos clients

Ouvrez votre liste de clients et choisissez Importer des clients. Importez-les depuis un tableur (.xlsx, .xls ou .csv, jusqu’à 10 Mo), depuis les contacts de votre téléphone ou depuis Google Contacts, faites correspondre les colonnes aux bonnes informations client, et vérifiez la liste avant tout enregistrement.

Un client déjà présent dans EasyBook est reconnu par son adresse e-mail ou son numéro de téléphone et n’est pas ajouté deux fois ; un client qui n’a qu’un numéro de téléphone est également importé. La page Importer des clients détaille chaque étape.

Reprendre vos rendez-vous

Les rendez-vous arrivent par le même import. Choisissez Importer des clients et chargez un fichier Excel ou CSV contenant les colonnes client, prestation, membre de l’équipe, établissement, date et heure, et statut ; EasyBook le reconnaît comme un fichier de rendez-vous et bascule sur Importer des rendez-vous.

1. Chargez le fichier.
2. Faites correspondre les valeurs qu’il contient à vos prestations, membres de l’équipe, établissements et statuts.
3. Vérifiez les lignes. Tout ce qui ne peut pas être mis en correspondance est listé pour que vous puissiez le corriger avant l’import.
4. Importez. Les rendez-vous à venir apparaissent dans votre agenda, et les rendez-vous passés complètent l’historique de chaque client.

Une ligne sans prestation est importée comme une simple visite. La section Importer des rendez-vous de la page Importer des clients en donne le détail.

Passer en ligne

Lorsque vos prestations, votre équipe et vos horaires sont en place, publiez votre établissement. La liste de contrôle de publication indique ce qui manque encore, et l’aperçu vous permet de voir votre page telle que les clients la verront avant sa mise en ligne.

Ce que vos clients remarquent

• Une nouvelle façon de réserver : une fois votre établissement publié, les clients peuvent réserver en ligne à toute heure depuis votre page de réservation et vous trouver dans la recherche.
• Les messages d’EasyBook : pour chaque réservation, les clients disposant d’une adresse e-mail reçoivent une confirmation accompagnée d’un fichier d’agenda, un rappel avant le rendez-vous, et un avis en cas de modification ou d’annulation.
• Un nouveau lien de réservation : remplacez l’ancien lien sur votre site web, Instagram, WhatsApp et votre fiche Google, afin que plus personne ne réserve via l’outil que vous quittez.
• Leur historique : lorsque vous importez les rendez-vous passés, les visites antérieures de chaque client sont déjà là lors de sa prochaine réservation.