Règles de réservation

Ce que sont les conditions de réservation

Les conditions de réservation précisent avec quelle avance un client réserve, jusqu’à quand il peut encore annuler et ce que coûte une absence. Un ensemble de conditions constitue la valeur par défaut de votre entreprise et tout s’y rattache, sauf si un établissement ou une prestation en décide autrement. Les conditions sont présentées aux clients sur l’écran de réservation et dans leurs confirmations : elles fixent donc les attentes avant tout engagement.

Où les trouver

Ouvrez Paramètres, puis Vue d’ensemble, et choisissez Gérer sur la carte Conditions de réservation. Choisissez Nouvelles conditions pour ajouter un ensemble, en partant d’un préréglage — Flexible, Modérée ou Stricte — ou de Partir de zéro. Vous pouvez modifier chaque condition avant d’enregistrer. Lors de la configuration initiale, il vous est demandé de choisir vos conditions de réservation ; Cela me convient conserve l’ensemble suggéré. Les propriétaires et les administrateurs gèrent les conditions.

Ce que vous pouvez définir

Chaque ensemble de conditions est organisé en sections :

• Quand les clients peuvent réserver — le délai minimal avant le début, en minutes, et le délai maximal à l’avance, de 1 à 730 jours.
• Confirmation des réservations — si les nouvelles réservations nécessitent votre accord : réservation immédiate, immédiate pendant un temps seulement (la confirmation se faisant d’elle-même après un délai que vous définissez), ou attente systématique de votre réponse, avec une durée maximale au-delà de laquelle la demande expire et le créneau est remis en vente. En mode immédiat, vous pouvez aussi demander à valider les réservations des clients qui viennent pour la première fois.
• Annulations et absences — jusqu’à quand l’annulation et le déplacement d’une réservation sont gratuits, en heures ; une fenêtre pendant laquelle une annulation est toujours considérée comme tardive ; et la part du montant payé que vous devez rembourser.
• Conséquences — pour une absence ou une annulation tardive, choisissez Aucune, Conserver le montant payé, Un avertissement ou Des frais à régler. Les avertissements s’accumulent jusqu’à ce que les réservations du client soient soumises à votre approbation ; les frais correspondent à un montant fixe ou à une part du prix et restent dus jusqu’à leur règlement ou leur remise.
• Marquer les présences — si les absences sont marquées automatiquement, si la présence est présumée ou si le marquage est manuel, ainsi que le retard toléré à l’arrivée du client et le délai pendant lequel la caisse peut annuler un marquage.
• Autres informations — texte libre affiché aux clients sous les conditions ci-dessus.

Vous pouvez aussi bloquer la réservation en ligne tant que des frais restent impayés. Un client qui doit des frais réserve alors auprès de vous plutôt que par l’application, qui le lui indique.

Appliquer des conditions aux établissements et aux prestations

Sur un établissement ou une offre, choisissez Hériter pour suivre le niveau supérieur, Définir ici pour associer d’autres conditions, ou Conditions par défaut de l’entreprise. Les prestations vendues sous des conditions différentes ne peuvent pas être réservées ensemble : il est demandé aux clients de les réserver séparément.

Des conditions figées sur chaque réservation

L’enregistrement crée de nouvelles conditions ; les réservations déjà effectuées conservent celles en vigueur au moment de leur création. Modifier un ensemble crée une nouvelle version, et les réservations antérieures renvoient à la version qui a remplacé la leur. Sur un rendez-vous, Ce que ces conditions ont entraîné indique le résultat pour chaque participant — absence, annulation tardive ou déplacement tardif — ainsi que l’auteur de l’annulation. Choisissez Annuler les conséquences pour restituer les crédits, lever les avertissements et annuler les frais, en indiquant un motif, par exemple le client vous a contacté ou un geste commercial.

Conseils et pièges

• Les pourcentages de remboursement décrivent ce que vous devez rembourser — vous restituez l’argent vous-même ; le paramètre ne déclenche aucun mouvement d’argent.
• Les détenteurs de Pass en absence avec l’option Conserver le montant payé perdent un crédit plutôt que de payer un pourcentage.
• Les clients qui doivent des frais sont informés qu’ils ne peuvent pas réserver en ligne tant qu’ils ne les ont pas réglés auprès de vous.