Espaces

Qu’est-ce qu’un espace

Un espace est une salle, un terrain ou une cabine qu’une réservation peut occuper. Les espaces appartiennent à un type d’espace — un ensemble d’espaces qu’une prestation peut demander, partagé entre vos établissements, par exemple Salle de soins ou Studio. Lorsqu’une prestation demande un type d’espace, EasyBook garantit que deux réservations n’occupent jamais la même salle au même moment.

Où les trouver

Ouvrez Paramètres et choisissez Espaces. Ce centre commun à toute l’organisation liste chaque espace avec son type, son établissement, sa capacité et son statut, et comporte deux onglets : Espaces et Types d’espace. Chaque établissement dispose également de sa propre section Espaces de cet établissement. Utilisez le champ de recherche et les filtres Établissement, Type et Statut pour affiner la liste. Les propriétaires et les administrateurs gèrent les espaces.

Ajouter des espaces

1. Choisissez Ajouter des espaces.
2. Sélectionnez un type existant ou créez-en un nouveau avec un nom et une description.
3. Nommez l’espace, par exemple Studio 1. Deux espaces ne peuvent pas porter le même nom.
4. Indiquez la quantité pour en ajouter plusieurs d’un coup, ainsi que la capacité — le nombre de personnes que chacun peut accueillir.
5. Choisissez les établissements où ces espaces existent, puis enregistrez.

Fermeture, ouverture et suppression

Chaque espace est En service, Fermé ou Archivé. Fermer un espace l’empêche de recevoir des réservations tant qu’il est fermé ; les réservations déjà enregistrées restent inchangées. Choisissez Ouvrir pour le rendre à nouveau réservable. Un espace restauré revient fermé : ouvrez-le lorsqu’il est prêt.

Supprimer un espace qui n’a jamais été réservé l’efface définitivement. Sinon, il est archivé : il quitte l’établissement, ses réservations conservent leur historique et, s’il était le dernier de son type dans cet établissement, l’établissement cesse totalement d’être limité par ce type.

Attribuer des espaces aux prestations et aux cours

Sur le formulaire d’une prestation, le paramètre Occupe indique le type d’espace qu’occupe une réservation de cette prestation ; choisissez Aucun en particulier pour l’effacer. Si la prestation accepte un groupe de plusieurs personnes, Un groupe occupe permet de décider si le groupe partage un seul espace ou en occupe un chacun. Les cours disposent du même paramètre. Sur tout rendez-vous, la section Espace permet d’attribuer ou de modifier les espaces occupés par la réservation.

Ce qui se passe au moment de la réservation

Lorsqu’aucun espace adapté n’est libre, la réservation est refusée avec un message clair :

• Tous les espaces nécessaires à cette prestation sont occupés à cette heure — choisissez un autre horaire.
• Aucun espace de cet établissement n’est assez grand pour autant de personnes — changer d’horaire n’y changera rien ; réduisez le groupe ou ajoutez un espace plus grand.
• Cet espace est déjà réservé à cette heure — choisissez un autre espace sur le rendez-vous.

Conseils et pièges

• Fermer le dernier espace ouvert d’un type donné dans un établissement empêche ce type de recevoir des réservations sur place ; archiver le dernier supprime entièrement la limite, si bien que les réservations qui en demandent un passent sans limite.
• Supprimer un type d’espace n’est possible que lorsqu’aucun établissement n’en possède plus, et cela retire le paramètre de toutes les prestations qui le demandaient.
• Les espaces ne sont pas encore montrés aux clients — ils régissent uniquement les disponibilités en coulisses.