Formules d’abonnement

Qu’est-ce qu’une formule d’abonnement

Une formule d’abonnement est une offre que vous définissez une fois : ce que le membre obtient à chaque cycle de facturation et ce que cela coûte. Lorsqu’un client y souscrit, les montants de la formule sont émis à chaque cycle sous forme d’une facture unique encaissée par votre caisse. Les formules conviennent aux salles de sport, aux studios et à toute entreprise qui vend un accès continu plutôt que des visites ponctuelles.

Où la trouver

Ouvrez Paramètres et choisissez Abonnements dans le groupe Organisation. Si vous n’avez encore aucune formule, la page en explique le principe et propose un bouton Créer une formule. Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent créer ou modifier des formules ; les réceptionnistes et les professionnels consultent le catalogue en lecture seule.

Création d’une formule

Le créateur de formule est divisé en cinq sections. Parcourez-les dans l’ordre :

1. Informations de base — donnez à la formule un nom et une courte description que les membres reconnaîtront.
2. Prix et facturation — choisissez le mode de facturation (Mensuel, 3 mois, 6 mois, Annuel ou Personnalisé avec votre propre intervalle en semaines ou en mois), définissez le prix récurrent et, si vous le souhaitez, des frais d’adhésion prélevés une seule fois au premier cycle.
3. Conditions — définissez les jours de tolérance (durée pendant laquelle un cycle impayé est reporté avant la caducité de l’engagement), les jours de préavis (délai de préavis donné par le membre avant son départ) et un éventuel engagement minimum en nombre de cycles.
4. Ce qui est inclus — choisissez un accès Illimité ou un nombre limité de visites par cycle, puis ce à quoi il s’applique : Tout, Cours, Rendez-vous ou une liste personnalisée de prestations.
5. Options et frais — ajoutez des lignes supplémentaires avec Ajouter une option. Chaque ligne accorde soit un Pass que vous vendez déjà, soit un nouveau Pass propre à cette formule, soit facture des frais, et chacune est facturée une seule fois ou à chaque cycle.

Le créateur affiche au fur et à mesure le total facturé à chaque cycle et le montant dû à la souscription. Une formule nécessite au moins une ligne, et au moins l’une d’elles doit être récurrente — si rien n’est récurrent, il s’agit d’un montant ponctuel et non d’un abonnement, et la formule ne peut pas être proposée.

Publication d’une formule

Depuis la page de détail de la formule, activez Proposée publiquement pour permettre aux clients d’y souscrire eux-mêmes depuis l’application client. Laissez l’option désactivée et seule la caisse pourra inscrire quelqu’un. La liste des formules indique chaque formule comme Proposée publiquement ou Pas encore proposée.

Inscription d’un Client à la caisse

Les propriétaires, les administrateurs et les réceptionnistes peuvent démarrer un abonnement pour un client directement :

1. Ouvrez le client depuis Clients, allez dans Abonnements et choisissez Démarrer un abonnement.
2. Choisissez la formule. Toutes les conditions de l’engagement proviennent de la formule et sont conservées pendant toute sa durée.
3. Choisissez la date de début. La première échéance tombe à cette date.
4. Vérifiez le prix. L’abonnement est facturé au prix de la formule, conservé pendant toute la durée du contrat même si vous modifiez ensuite le prix de la formule.
5. Choisissez Démarrer. L’abonnement est actif et son premier cycle est émis.

Ce que voient les membres

Les clients voient les formules publiées sur la page de votre entreprise et peuvent demander à y souscrire depuis l’application client. Leur demande arrive dans Finances, sous Abonnements, dans l’onglet Demandes, où la caisse l’accepte ou la refuse. L’acceptation émet le premier cycle ; l’encaissement est une étape distincte, l’acceptation ne déplace donc jamais d’argent à elle seule.

Conseils et points de vigilance

• Modifier le prix d’une formule ne change jamais rien pour les membres existants — ils conservent le prix auquel ils ont souscrit.
• Supprimer une formule ayant déjà eu des membres l’archive : plus personne ne peut y souscrire, mais les membres actuels conservent leur engagement et continuent d’être facturés. Une formule à laquelle personne n’a jamais souscrit est supprimée définitivement.
• Un engagement minimum apparaît pour chaque membre sous la forme du nombre de cycles restants de la durée convenue.
• Les remboursements de cotisations d’abonnement ne sont pas automatiques — la caisse les enregistre depuis la caisse Paiements.