Espaços

O que são os espaços

Um espaço é uma sala, um campo ou uma cabina que uma marcação pode ocupar. Os espaços pertencem a um tipo de espaço — um conjunto de espaços que um serviço pode exigir, partilhado por todos os seus estabelecimentos, como Sala de tratamentos ou Estúdio. Quando um serviço exige um tipo de espaço, o EasyBook garante que duas marcações nunca ficam com a mesma sala à mesma hora.

Onde os encontrar

Abra Definições e escolha Espaços. Este centro comum a toda a organização lista todos os espaços com o respetivo tipo, estabelecimento, lotação e estado, e tem dois separadores: Espaços e Tipos de espaço. Cada estabelecimento tem também a sua secção Espaços neste estabelecimento. Use a caixa de pesquisa e os filtros Estabelecimento, Tipo e Estado para restringir a lista. Os proprietários e os administradores gerem os espaços.

Adicionar espaços

1. Escolha Adicionar espaços.
2. Escolha um tipo existente ou crie um novo com um nome e uma descrição.
3. Dê um nome ao espaço, por exemplo Estúdio 1. Dois espaços não podem ter o mesmo nome.
4. Defina a quantidade para adicionar vários de uma vez e a lotação — quantas pessoas cabem em cada um.
5. Escolha os estabelecimentos onde estes espaços existem e guarde.

Fechar, abrir e remover

Cada espaço está Em serviço, Fechado ou Arquivado. Fechar um espaço impede-o de receber marcações enquanto estiver fechado; as marcações já existentes mantêm-se. Escolha Abrir para o tornar novamente disponível para marcação. Um espaço restaurado regressa fechado, por isso abra-o quando estiver pronto.

Remover um espaço que nunca foi marcado elimina-o definitivamente. Caso contrário, é arquivado: sai do estabelecimento, as suas marcações mantêm o histórico e, se era o último do seu tipo nesse estabelecimento, o estabelecimento deixa de ter qualquer limitação por esse tipo.

Atribuir espaços a serviços e aulas

No formulário de um serviço, a definição Ocupa indica o tipo de espaço que uma marcação desse serviço ocupa; escolha Nenhum em particular para a limpar. Se o serviço permitir um grupo com mais do que uma pessoa, a opção Um grupo ocupa permite decidir se o grupo partilha um espaço ou ocupa um cada. As aulas têm a mesma definição. Em qualquer marcação, a secção Espaço permite indicar ou alterar os espaços que a marcação ocupa.

O que acontece no momento da marcação

Quando não há nenhum espaço adequado livre, a marcação é recusada com uma mensagem clara:

• Todos os espaços de que este serviço precisa estão ocupados a esta hora — escolha outra hora.
• Nenhum espaço neste estabelecimento é suficientemente grande para tantas pessoas — outra hora não resolve; reduza o grupo ou acrescente um espaço maior.
• Esse espaço já está reservado a esta hora — escolha um espaço diferente na marcação.

Sugestões e cuidados

• Fechar o último espaço aberto de um tipo num estabelecimento impede que esse tipo aceite reservas nesse local; arquivar o último remove totalmente o limite, pelo que as reservas que pedem um espaço desse tipo passam sem limite.
• Só é possível eliminar um tipo de espaço quando nenhum estabelecimento tiver algum, e a eliminação remove a definição de todos os serviços que o exigiam.
• Os espaços ainda não são mostrados aos clientes — apenas regem a disponibilidade nos bastidores.