Glossaire des termes

Termes clés et définitions

Termes et concepts clés utilisés sur la plateforme partenaire EasyBook.

Concepts de base

Organisation

Une organisation représente votre entité commerciale dans EasyBook. C’est le conteneur de plus haut niveau, qui regroupe tous vos établissements, vos prestations, les membres de votre équipe et les données de vos clients. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs organisations et passer de l’une à l’autre.

Établissement

Un établissement est un lieu où sont fournies les prestations. Chaque établissement possède son adresse, ses horaires d’ouverture, ses photos, son équipe affectée et ses secteurs d’activité. Les prestations et les cours peuvent être délivrés sur place, en ligne ou en format hybride, mais ils sont toujours rattachés à un établissement.

Prestation

Une prestation est ce que les clients réservent : une coupe, un massage, une consultation ou un cours de fitness, par exemple. Les prestations ont une durée et un prix définis et peuvent être affectées à des établissements et à des membres de l’équipe précis.

Rendez-vous

Un rendez-vous est une réservation planifiée entre un client et votre entreprise, pour une prestation donnée, dans un établissement donné, avec un membre de l’équipe affecté. Les rendez-vous passent par différents statuts, de leur création à leur réalisation.

Client

Un client est une personne qui réserve auprès de votre entreprise. Sa fiche contient ses coordonnées, son historique de réservations, des notes internes, un score de fiabilité et les éventuels impayés.

Membre de l’équipe

Les membres de l’équipe sont les personnes qui travaillent dans votre organisation. Chacune possède l’un des quatre rôles et est affectée aux établissements où elle travaille.

Rôles et autorisations

Rôle

Un rôle définit ce qu’un membre de l’équipe peut faire. EasyBook compte quatre rôles :

1. Propriétaire : Contrôle total, y compris la fermeture de l’entreprise et la nomination d’autres propriétaires.
2. Administrateur : Gère les paramètres, les établissements, le catalogue, l’équipe et les finances.
3. Professionnel : Réalise les prestations et gère son propre agenda.
4. Réceptionniste : Tient l’accueil : réservations, paiements et inscriptions aux cours.

Autorisation

Une autorisation est une capacité précise accordée par un rôle, comme créer des rendez-vous, consulter les paiements ou gérer les prestations. Les autorisations sont fixes pour chaque rôle et ne peuvent pas être personnalisées.

Statuts des rendez-vous

Demandé

Un nouveau rendez-vous a été soumis mais n’est pas encore confirmé. Il est en attente d’une action de l’entreprise.

Confirmé

Un rendez-vous accepté et planifié. L’entreprise et le client se sont tous deux engagés sur ce créneau.

Terminé

Un rendez-vous qui s’est bien déroulé. La prestation a été fournie comme prévu.

Annulé

Un rendez-vous annulé avant d’avoir eu lieu. L’annulation peut venir du client comme de l’entreprise.

Absence

Le client ne s’est pas présenté à son rendez-vous confirmé, sans prévenir.

Refusé

Un rendez-vous demandé que l’entreprise a refusé. Le client en est informé et le créneau est remis à la vente.

Types de prestations

Prestation

Une offre individuelle réservée par un seul client — ou par un groupe de cinq personnes au maximum — auprès d’un membre de l’équipe. C’est le type d’offre le plus courant.

Cours

Une séance collective à laquelle plusieurs clients participent ensemble. Elle a un nombre maximal de participants et un horaire qui se répète chaque semaine.

Événement

Une séance collective ponctuelle, en général avec plus de participants qu’un cours. Souvent utilisée pour des occasions spéciales ou des opérations promotionnelles.

Stage

Un programme en plusieurs séances réparties sur plusieurs jours ou plusieurs semaines. Les clients s’inscrivent une seule fois et assistent à toutes les séances liées, qui forment un parcours structuré.

Autres termes

Série de rendez-vous

Un ensemble de rendez-vous récurrents suivant un rythme défini (quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel). Les modifications peuvent s’appliquer à une seule occurrence ou à toute la série.

Plage bloquée

Une période bloquée dans l’agenda qui empêche toute réservation. Utilisée pour les pauses, le travail administratif, le temps personnel ou d’autres périodes non réservables.

Confirmation automatique

Élément de vos conditions de réservation qui détermine si les nouvelles réservations nécessitent votre accord, sont confirmées immédiatement ou se confirment d’elles-mêmes après un délai. À définir dans Paramètres › Vue d’ensemble › Conditions de réservation.